Wat is een onboarding programma?

Wanneer er gesproken wordt over onboarding valt al gauw het begrip ´onboarding programma´. Wat houdt dit eigenlijk in? In ´Onboarding: maatwerk of standaard one-size-fits-all programma?´ hebben wij onboarding al toegelicht en besproken wat er allemaal bij komt kijken, in dit artikel zullen wij uitgebreid stilstaan bij een onboarding programma.

Als we het woord ‘programma’ opzoeken in het Van Dale woordenboek komen er verschillende definities naar voren. Volgens de Van Dale is programma:

Programma: [het; o; meervoud: programma’s; verkleinwoord: programmaatje]
1. lijst, overzicht van wat zal plaatshebben
2. (politiek) beginselverklaring en opgave van de te volgen gedragslijn
3. lijst van instructies die door de computer uit te voeren opdrachten stap voor stap beschrijven
4. uitzending op radio of televisie

Bij onboarding is de eerste definitie ‘lijst, overzicht van wat zal plaatshebben’ van toepassing. Het is een lijst of planning van hoe de eerste weken van een nieuwe werknemer eruit zullen zien. Staat alles wat bij een goede onboarding komt kijken op papier? Waarschijnlijk niet, een onboarding programma is alles vanaf het moment van de baan aanbieden tot (meestal) de eerste 100 dagen in een nieuwe baan.

Is een onboarding programma alleen voor de nieuwe medewerker?

Nee, een onboarding programma is zeker niet alleen voor de nieuwe medewerker. Het is heel belangrijk om het verwelkomende team en de manager te betrekken bij de onboarding vanaf de start van het onboarding proces, dus nog voor dag 1. Je kunt zelfs meerdere onboarding programma’s opstellen: een voor de nieuwe medewerker (interne overstap of extern), een voor het verwelkomende team/buddy, en een voor de manager.

Wat houden deze programma’s in?

Nieuwe medewerker
Voor de nieuwe medewerker is het onboarding programma het meest uitgebreid, dit gaat tenslotte over zijn/haar eerste weken. Een onboarding programma mag gedetailleerd zijn, hoe gedetailleerder hoe beter de werknemer weet waar hij/zij aan toe is. Je hoeft dit niet allemaal in één keer op te stellen en te delen met de medewerker, dit kan bijvoorbeeld ook per week.

Waar begin je mee wanneer je een onboarding programma opstelt? Begin makkelijk, begin met het maken van een schema met de data van de werkdagen van de eerste 3 weken. Zet bij elke dag de begintijd van de werkdag en of iemand thuis of op kantoor werkt die dag. Is er een persoon uit het team niet aanwezig een van deze dagen die wel een rol speelt in het onboarding proces? Geef dit dan ook aan in het schema.

Daarnaast is het behulpzaam om een korte lijst met taken te maken voor de eerste dag en eerste week voor de nieuwe werknemer. Maak een plan voor de eerste 90 dagen dat perspectief bied, houd het SMART (Simpel, Meetbaar, Attainable (haalbaar), Realistisch, Tijd gebonden). Naast taken is een onboarding programma ook gericht op kennis verwerven. Neem daarom ook relevante cursussen op in je onboarding programma voor de eerste paar maanden.

Onderdeel van een goede onboarding is begeleiding. Wij raden daarom aan om 360 feedback momenten en begeleidingsmomenten met zowel de buddy als de manager in het onboarding programma te verwerken. Zo zorg je ervoor dat er tijd voor geblokt is en het zeker kan plaats vinden. Naast het beantwoorden van vragen en geven van feedback zijn dit ook mooie momenten om de nieuwe medewerker beter te leren kennen.

Het is een goed idee om het onboarding programma voor de eerste werkdag naar de nieuwe werknemer te sturen zodat deze weet wat er op dag 1 en in de eerste week te wachten staat. Verder is het – met name voor de nieuwe medewerker – handig om vooral de eerste week pen en papier bij de hand te hebben om vragen op te schrijven. Er komt veel op je af en daar zullen ook veel vragen uit voort komen, alleen maar leuk om op deze manier het gesprek met collega’s en de manager aan te gaan.

Verwelkomende team
Het is voor het verwelkomende team goed om te weten welke taken de nieuwe medewerker al meteen op kan en gaat pakken. Verder kan het nuttig zijn voor het verwelkomende team om te weten welke cursussen een nieuwe collega gaat volgen en wanneer. Zij kunnen dan vragen beantwoorden en een stukje begeleiding hierin op zich nemen.

Daarnaast is het goed om het verwelkomende team te betrekken bij het opstellen van het onboarding programma. Vraag aan hen wat zij graag gezien zouden hebben in het onboarding programma toen zij begonnen bij de organisatie of het team. Wat vonden zij fijn? Wat hebben zij gemist? Zo zorg je er ook voor dat je onboarding programma up to date en relevant blijft. De eerste dag van een nieuwe werknemer is cruciaal. Dus zorg ervoor dat het hele team op de hoogte is van de eerste werkdag, dat daar aandacht aan besteed wordt en dat het team ook weet waar de nieuwe medewerker precies voor komt.

Manager/Leidinggevende
Een manager of leidinggevende houd vaak het onboarding programma in de gaten of stelt iemand aan die hier verantwoordelijk voor is en zorgt voor de evaluatie en feedback momenten. Er kan, maar het hoeft niet, een onboarding programma opgesteld worden voor de manager. Belangrijke elementen hierin zijn de 360 feedback momenten, begeleidingsmomenten, en de evaluatie aan het einde van de eerste 100 dagen.

Is een onboarding programma in beton gegoten?

Als het goed is, niet. Een onboarding programma geeft richtlijnen aan een nieuwe werknemer en stemt op deze manier verwachtingen af tussen de nieuwe werknemer, het verwelkomende team, en de manager. Het is fijn voor een nieuwe werknemer om te weten waar zij aan toe zijn, dat gezegd hebbende kan een programma altijd veranderen. Zoals wij in ons eerdere artikel al schreven: het is immers maatwerk! Een eerste week zal voor veel werknemers hetzelfde eruit zien. Na de eerste week ken je de nieuwe werknemer al een beetje en kun je de rest van het programma gaan aanpassen en er maatwerk van maken. Het zou dus zeker niet in beton gegoten moeten zijn.

Hoe maak je maatwerk van een onboarding programma zonder het hele programma opnieuw te hoeven creëren?

Het onboarding programma aanpassen op de individu zit al in kleine dingen. In ons eerdere artikel hebben wij al verteld dat het belangrijk is om het gesprek aan te gaan – en blijven gaan – om bijvoorbeeld achter de voorkeursmanier van leren te komen. Vraag aan de nieuwe medewerker hoe zij het beste informatie tot zich nemen en pas hier het onboarding programma op aan. Vraag ook welke behoeftes zij hebben, wil de nieuwe medewerker elke dag een half uurtje inplannen voor vragen of is 1x per week genoeg?

Verder is het belangrijk om een nieuwe werknemer informatie te geven over waar en hoe laat ze moeten zijn op de eerste werkdag. Het is een goed idee om de buddy en nieuwe werknemer aan elkaar voor te stellen voor dag 1. Zo kan de nieuwe werknemer vragen stellen zoals wat is de dresscode? Nemen jullie eigen lunch mee of halen jullie altijd wat? Wat is de parkeer/ov-situatie bij jullie? Verder is het belangrijk dat alle materialen geregeld en aanwezig zijn voor dag 1, zoals ict (laptop, eventuele werktelefoon) en andere benodigdheden als die er zijn zoals een werkuniform en toegangsbadges. Wanneer dit allemaal geregeld is zal de nieuwe werknemer zich gewaardeerd en welkom voelen.

Wil jij verder praten over onboarding programma’s en hoe deze eruit kunnen zien? Valerie gaat graag het gesprek aan!

Meer lezen?
Joost maakte de overstap van de bankenwereld naar de techniek: ”Mijn nieuwe collega’s keken me aan: daar heb je de bankman die de techniek in wil.”

In het Akkoord van Python lees je wat jij als werkgever, sociale partner of medewerker kan doen voor een duurzame landing van een collega in een nieuwe baan