Onboarding: maatwerk of standaard one-size-fits-all programma?

Onboarding… dat hebben we toch allemaal ervaren, is dat niet gewoon onze eerste dag of week bij onze nieuwe werkgever? Ja en nee, onboarding is veel meer dan dat.

Wij definiëren onboarding als ‘het sociaal integreren in de organisatiecultuur, naast het aanleren van kennis’. Dit begint al voor dag 1, zodra een werknemer te horen krijgt dat zij/hij de baan krijgt begint het onboarding proces. Het stopt ook niet na week 1, onboarding kan tot wel 100 dagen duren. Hier is geen vaste tijdslijn voor, het is  voor elke werknemer net anders. Hier weten wij alles van, een zij-instromer heeft namelijk een andere onboarding nodig dan iemand die net uit de schoolbanken komt. Onboarding is dus maatwerk.

“Wij definiëren onboarding als ‘het sociaal integreren in de organisatiecultuur,
naast het aanleren van kennis”

Voor onboarding, net zoals voor bijna alles in het leven, geld niet ‘one size fits all’. Elke nieuwe werknemer is een ander persoon en heeft dus andere behoeftes. Hoe kom je hier achter? Ga het gesprek aan, niet alleen voordat een werknemer begint op dag 1 maar blijf het gesprek regelmatig aangaan tijdens het onboarding proces. Bijvoorbeeld, wij leren allemaal op een andere manier, de een onthoud dingen goed als hij/zij ze leest, een ander luistert liever of is visueel ingesteld. Wanneer je dit weet kun je hier het kennisoverdracht gedeelte van onboarding op aanpassen. Een aantal onderdelen van jouw onboarding programma zullen standaard zijn, zoals algemene modules over het bedrijf en dat is prima, maar zorg dat de rest grotendeels maatwerk is. Pas het onboarding programma aan op het individu.

Wij gaan graag het gesprek met jou aan over onboarding programma’s. De onboarding periode is een emotionele rollercoaster. Een nieuwe werknemer gaat van “dit is leuk” naar “kan ik dit wel” en “hoe ga ik dit allemaal onthouden”. Houd hier rekening mee in jouw onboarding programma. Een aspect dat erg belangrijk is, is het aanstellen van een buddy. Je kunt er zelfs voor kiezen om twee soorten buddy’s aan te wijzen: een uit het team die de nieuwe werknemer wegwijs maakt met de systemen, kennis, en alles wat van toepassing is op de taak en functie, en een buddy die de werknemer wegwijs maakt in de cultuur en het sociale aspect van het bedrijf (zoals vrijdagmiddagborrels). Zo heeft een nieuwe werknemer altijd een vast aanspreekpunt bij wie ze terecht kunnen en die ze op sleeptouw neemt naar de sociale evenementen, dit is erg waardevol. Daarnaast is begeleiding een belangrijk aspect van het onboarding proces. Dit kan door de buddy gericht op kennisoverdracht en taken maar dit hoeft niet. Het gaat om begeleiding op de werkvloer, hoe dit ingericht wordt is weer afhankelijk van de behoefte van de nieuwe werknemer.

Een buddy en mentor zijn twee verschillende dingen. Een buddy is er met name voor de eerste periode om een nieuwe medewerker wegwijs te maken in de baan en het bedrijf. Hoewel een buddy ook zeker daarna nog erg nuttig is voor de verbinding binnen een team. Een mentor is iemand die een werknemer helpt om zichzelf te ontwikkelen en ondersteunen tijdens de loopbaan. Vaak wordt een mentor gezien als iemand die een werknemer helpt om verder te komen binnen het bedrijf/in zijn/haar carrière. Een mentor is erg nuttig, echter wat we vaak zien is dat een iemand (onbewust) een mentor gaat spiegelen. Wellicht omdat iemand denkt dat de mentor de norm is om carrière te maken, met het oog op diversiteit en inclusie is dit niet wenselijk.

Het klinkt wel als een hele investering dit onboarding proces en begeleiding die erbij komt kijken.

Je moet zaadjes planten om op een later moment de vruchten ervan te kunnen plukken. Dit geld ook voor onboarding. 4% van werknemers verlaat hun baan na een slechte eerste dag, 22% van werknemers vertrek vind plaats in de eerste 6 weken, en 68% van de vertrekkers beslist binnen een half jaar om de nieuwe werkplek te verlaten*. Dit komt vaak doordat er onderdelen missen in het onboarding proces. Bij zij-instromers is het zelfs zo dat 30% uitvalt binnen 3 maanden vanwege niet volledige onboarding. Een goede onboarding zorgt voor retentie, dit is een kleine investering in het begin waar je veel voor terugkrijgt. Wanneer een nieuwe werknemer weggaat kost het veel meer omdat er dan weer recruitment kosten bij komen voor een vervanger en het werk dat deze werknemer op zich zou pakken blijft ook liggen. Wanneer er een goede onboarding is, is de nieuwe werknemer ook sneller productief. Het kan de tijd tot productiviteit verkorten met wel 70%! Daarnaast is een werknemer 33% meer betrokken na een goede onboarding. Een goede onboarding is het dus dubbel en dwars waart! En dan hebben wij het nog niet eens over werknemers tevredenheid en loyaliteit die ook heel veel waard zijn.

Onboarding voor zij-instromers

Het grote verschil met zij-instromers ten opzichte van bijvoorbeeld nieuwe werknemers die net uit de schoolbanken komen is dat zij-instromers al werk ervaring hebben en meer levenservaring. Hierdoor hebben zij soft skills vaak al ontwikkeld en kunnen zij eerder productief zijn en bijdragen aan het team dan iemand met geen werkervaring. Bij zij-instromers met name, wij raden dit voor iedereen aan, is job carving een goed idee. Op deze manier kan een zij-instromer meteen aan de slag op basis van skills en kennis die hij/zij al in huis heeft terwijl hij/zij wegwijs raakt binnen de nieuwe organisatie en kennis vergaart voor de nieuwe functie. De kans is groot dat een zij-instromer uit een andere sector komt, dit betekent dat er in het onboarding programma rekening moet worden gehouden met kennis maken en wegwijs raken in een nieuwe sector met bijpassende andere bedrijfscultuur.

Dit is een tipje van de ijsberg wat betreft onboarding. Vind jij het leuk om meer te horen over onboarding, met name voor zij-instromers, wil jij geleerde lessen met ons delen of sparren over onboarding? Hartstikke leuk! Stuur dan een mail naar [email protected]